In 3 simpele stappen geautomatiseerde documenten

De sectie Letselschade van AK Advocaten heeft veel ervaring met het behartigen van belangen van personen die letsel hebben opgelopen. Wanneer een letselschadespecialist optreedt voor een slachtoffer, is daar vrijwel altijd een machtiging voor nodig. Voor elke situatie bestaat een machtiging, dus in de praktijk krijg je te maken met veel varianten. Hoe waarborg je de kwaliteit, uniformiteit en consistentie van al deze verschillende documenten? Dimitri Kochx deelt zijn ervaring met docbldr.

1. Analyse
We hebben allereerst gekeken naar welke stukken tekst in elke machtiging terugkwam en welke teksten variabel waren. Met de kennis uit onze analyse wisten we vervolgens welke tekst in welke situatie getoond moest worden. We formuleerden vragen die gebruikers moesten beantwoorden om de juiste versie te genereren.

2. Koppelingen
Om velden automatisch in te kunnen vullen maakten we waar mogelijk koppelingen met Contactmanager (relatiebeheersysteem) van Epona.

3. Opmaak
De software van docbldr zorgt er uiteindelijk voor dat alle machtigingen in dezelfde opmaak verschijnen, zowel in PDF als Word. Dat laatste zodat er ook na het automatisch genereren van de machtiging nog kleine aanpassingen kunnen worden doorgevoerd.

Een machtiging voor alle situaties
Het team van letselschadespecialisten maakt nu de machtigingen in hun eigen online omgeving via de vraag en antwoord-module. Zij lopen in een paar minuten de vragen door en krijgen vervolgens de machtiging die zij nodig hebben. Dit scheelt veel tijd bij het opstellen van de machtiging. Tijd die weer aan andere zaken besteed kan worden. Bovendien verzekert deze manier van documenten automatiseren dat alle machtigingen gegarandeerd de kwaliteit hebben waar Asselbergs & Klinkhamer voor staat en waarborgt deze werkwijze dat de producten die op naam van Asselbergs & Klinkhamer uitgaan een uniforme uitstraling hebben.

Wil je weten hoeveel winst documentautomatisering op kan leveren? Lees dan het volgende artikel en download de gratis calculator.