Valkuil #1: Te veel in een keer

De eerste advocatenkantoren en juridische afdelingen beginnen dus documentautomatisering te omarmen. We kunnen veel leren van de lessen die zij al geleerd hebben. We delen hier de meest gemaakte fouten en hoe deze te voorkomen.

Veel kantoren willen alle documenten die gebruikt worden binnen het kantoor in een keer vangen in het systeem. Hierdoor zien ze op tegen de enorme tijdsinvestering die dit vergt voordat er een kostenbesparing of kwaliteitsverhoging te zien is. Het project loopt vast en wordt vooruitgeschoven.

3 tips om dit te voorkomen

1. Begin met simpele documenten
We zien vaak dat uit enthousiasme gestart wordt met een document van 30 pagina’s met veel complexe verwijzingen. Begin liever met een document waar niet al te veel discussie over kan ontstaan. Met een simpel document krijgt u het modulariseren gemakkelijker in de vingers en ziet u sneller de resultaten van uw inspanningen.

2. Creëer interne ambassadeurs
Kijk binnen welke sectie de meeste repeterende clausules voorkomen en de bereidwilligheid het hoogst is om het systeem te proberen. Zodra de eerste documenten succesvol geïmplementeerd zijn zullen de gebruikers hier positieve ervaringen over delen, waardoor de wens om er mee aan de slag te gaan als een olievlek door het kantoor zal gaan.

3. Neem ruim de tijd
Probeer niet alles in een keer te doen maar introduceer de technologie gefaseerd. Eva Peeters adviseert haar klanten om tot wel twee jaar de tijd te nemen om alle afdelingen mee te krijgen.

Klik hier voor de volgende valkuil