..maar hoeveel?

Documentautomatisering levert voor juristen tijdsbesparing op, zoveel is duidelijk. Logischerwijs zou dit zich moeten vertalen in meer winst, maar hoeveel meer winst is misschien lastig in te schatten. In deze blog vind je een uitleg waarmee je een return on investment berekening kunt maken.

Allereerst: de vraag is niet hoeveel documentautomatisering je bespaart. Veel kantoren maken die denkfout. Je bent een efficientieslag aan het maken voor werk dat op dit moment nog op uurbasis gefactureerd wordt. Wanneer je daar tijd op bespaart verminder je de omzet en is de business case per definitie negatief. Dus winst bereken op basis van besparing van tijd werkt niet. Hoe bereken je het dan wel? 

De juiste vraag die je moet stellen is hoeveel extra declarabele uren er gemaakt worden dankzij de automatisering. Dit is te berekenen door de uren die besteed worden aan het opmaken van documenten vóórdat de automatisering plaatsvond, te vermenigvuldigen met de verwachte procentuele tijdsbesparing (bijvoorbeeld 50%). Het resultaat hiervan vermenigvuldig je vervolgens met de declarabiliteit van het kantoor. Deze uitkomst maal het uurtarief geeft een indicatie van de extra omzet die gegenereerd wordt nadat de software in gebruik genomen is.

Laat ik een voorbeeld geven. We nemen een gemiddeld kantoor met 10 advocaten. Stel dat de advocaten van dit kantoor 10% van hun tijd bezig zijn met het opstellen van documenten, die geautomatiseerd kunnen worden. Dit komt, uitgaande van een 40-urige werkweek, neer op 173 uur. Stel, dat door het automatiseren van de documenten de helft van deze tijd bespaard wordt. (Dit is een conservatieve aanname, want volgens bijvoorbeeld Thomson Reuters levert het een tijdsbesparing van tot 82% op.) In dit voorbeeld bespaart het kantoor dus 87 arbeidsuren van advocaten per maand. Hoeveel van deze uren kunnen besteed worden aan declarabel werk? Als het kantoor een declarabiliteit heeft van 60% is dit 52 uur. Vermenigvuldig dit met een gemiddeld uurtarief van €200 en we zien een resultaat van €10.380 extra omzet per maand en €124.560 extra omzet op jaarbasis. Kassa!

Uiteraard gaan hier nog wat kosten af voor licentie van de software en declarabele tijd die geïnvesteerd moet worden in het automatiseren van de documenten, maar die kosten komen over het algemeen niet boven de 25% uit van de extra inkomsten. Te mooi om waar te zijn?

Niet als advocatenkantoren bereid zijn om met vaste prijzen te werken voor de geautomatiseerde documenten. Deze prijzen dienen gebaseerd te zijn op de tijd die voorheen besteed werd (dus het aantal uren maal tarief) om de documenten op maat te maken, zonder automatisering. Alleen dan kan bovenstaande extra omzet gegeneerd worden. Er kan immers alleen extra omzet gerealiseerd worden wanneer de omzet uit deze geautomatiseerde documenten grosso modo gelijk blijft.

Om dit te realiseren is wel ondernemerschap nodig. Advocatenkantoren hebben er baat bij om naast hun urenmodel ook als leverancier op te treden van waardevolle documenten. Je zult dan bijvoorbeeld 1200 euro rekenen voor iets wat maar 15 minuten tijd kost en dit kan in de eerste instantie tegennatuurlijk aanvoelen. Toch is dit goed te verantwoorden omdat je als kantoor tijd en geld investeert in de automatisering en je geen dienst verkoopt maar een product. Er is jarenlange ervaring en know-how nodig om de boomdiagram achter een juridisch stuk te vatten in een digitale module. Daarnaast heeft de jurist nu meer tijd om over de tien tot twintig procent van het document na te denken die niet in een boomdiagram te vatten is. Conclusie: documentautomatiseren is een win win situatie voor advocaat en cliënt.