Verhoog de consistentie en kwaliteit van uw juridische documenten
Documentautomatisering verhoogt de consistentie en kwaliteit van juridische documenten. Het opent deuren naar nieuwe samenwerkingsvormen met cliënten en maakt het, dankzij de tijdsbesparing die het oplevert, makkelijker om met vaste prijzen te werken en een gezonde marge hier aan over te houden.
Documentautomatisering was echter tot voor kort vooral weggelegd voor grotere advocatenkantoren. BaseNet en docbldr bundelen daarom hun krachten en maken automatisering van juridische documenten betaalbaar en toegankelijk voor alle advocatenkantoren en freelance juristen.
BaseNet-klanten die voor docbldr kiezen genereren binnen enkele minuten (complexe) juridische documenten. Als gebruiker vult u het dossiernummer van uw cliënt in, beantwoordt u een aantal vragen en genereert u daarmee het document dat toegespitst is op de situatie van uw cliënt in de opmaak van uw kantoor. Partijgegevens worden automatisch ingeladen uit uw BaseNet dossier. Het gegenereerde document wordt veilig opgeslagen in het juiste dossier in uw BaseNet omgeving. Eventuele aanpassingen of aanvullingen gebeuren gewoon in Word.
De vragenlijst van een juridisch document kan ook door cliënten van BaseNet klanten ingevuld worden. Docbldr biedt daar twee manieren voor.
1. Indienen bij de behandelaar
U kunt ervoor kiezen om uw cliënt alleen de mogelijkheid te geven om de antwoorden op de vragen in te dienen bij de behandelaar. U genereert vanuit uw dashboard een unieke link en stuurt deze naar uw cliënt. Deze klikt op de link, beantwoordt de vragen en dient zonder een account aan te maken de antwoorden in bij de behandelaar. De behandelaar downloadt het document en stuurt deze na controle per mail naar de cliënt.
2. Klantenportaal
U kunt het document ook zelf laten downloaden door uw cliënt. In dit geval krijgt de cliënt een eigen dashboard met daarin een bibliotheek van documenten die de cliënt 24/7 kan genereren.
Veel juristen zien op tegen de investering in tijd die nodig is om eigen modellen te automatiseren. Docbldr lost dit probleem op door geautomatiseerde documenten van onze Content Partners beschikbaar te maken. Met Van Hall Advocaten en Blue Legal worden momenteel de meest gebruikte documenten door de secties arbeidsrecht en ondernemingsrecht geautomatiseerd en beschikbaar gemaakt aan kantoren die een docbldr-licentie nemen.
Martijn van Hall en Christianne Bouma. Partners van Van Hall Advocaten en Content Partners van docbldr.
Niet alle juridische documenten kunnen geautomatiseerd worden, maar er is meer mogelijk dan de meeste juristen beseffen. Zie onder een greep uit de voordelen die door docbldr geboden worden.
Het automatisch vullen van bijvoorbeeld persoonsgegevens met de BaseNet-koppeling is een toepassing die de meeste juristen wel kennen. Nadat u het dossiernummer ingevuld heeft, krijgt u een dropdown met daarin de gegevens die horen bij dat dossier. U hoeft alleen nog maar te selecteren en op 'vullen' te klikken.
De volgende stap is om artikelen, leden, woorden en zelfs letters voorwaardelijk te maken. Het voorwaardelijk maken van een tekst maakt het mogelijk om verschillende versies van een document samen te voegen in één module. Hierdoor hoeven teksten die niet van toepassing zijn niet handmatig verwijderd te worden of teksten die wel van toepassing zijn niet met de hand uit andere versies geknipt en geplakt te worden.
Het handmatig aanpassen van persoonlijke voornaamwoorden is niet meer nodig voor docbldr gebruikers. Hij, zij, meervoud en enkelvoud wordt letterlijk met één druk op de knop aangepast.
Bepaalde documenten zoals bijvoorbeeld een aandeelhoudersovereenkomst kunnen niet volledig geautomatiseerd worden. Er wordt altijd nog over onderhandeld en in gewijzigd. Dit gaat dan vaak via de mail in Word. Bij dit soort documenten scheelt het wel tijd om de eerste versie van het document met docbldr te genereren. De nummering van het document blijft dynamisch, dus als er artikelen verwijderd of toegevoegd worden blijft de nummering kloppen.
Kruisverwijzingen hoeven niet meer met de hand aangepast te worden. Dit gaat bij veel kantoren nogal eens fout. De nummering van de artikelen en leden is, zoals hierboven beschreven dynamisch. Dit geldt ook voor kruisverwijzingen. Dat wil zeggen dat als bijvoorbeeld artikel 4 niet van toepassing is en er in artikel 6 verwezen wordt naar artikel 5, dat die verwijzing automatisch naar artikel 4 gaat in plaats van naar artikel 5. Door het wegvallen van artikel 4 is artikel 5 namelijk artikel 4 geworden.
Docbldr definieert met de klant een set stijlsjablonen. Ieder document krijgt een stijlsjabloon toegekend. Docbldr past bij het genereren van de documenten het juiste stijlsjabloon toe eventueel inclusief uw logo. U bent dus geen tijd meer kwijt met het oplossen van opmaakproblemen die bijvoorbeeld ontstaan zijn door het knippen en plakken uit verschillende versies van documenten. U kunt er op vertrouwen dat alle documenten die naar uw cliënt gaan foutloos en consistent zijn.
Uiteraard voldoet docbldr volledig aan de AVG en borgt docbldr de privacy van klanten en eindgebruikers door haar werkprocessen veilig in te richten. Docbldr voert een keer per jaar een penetratietest uit. Docbldr werkt met toonaangevende leveranciers die de kwaliteitseisen op het gebied van privacy en security waarborgen en geen data verwerken buiten de Europese Unie. Alle back up data wordt versleuteld (encrypted) opgeslagen. De databasebestanden zijn encrypted op schijf.
Pim Betist, co-founder en CEO van docbldr
Als BaseNet-klant krijgt u de mogelijkheid docbldr de eerst maand voor €250 te proberen met één van uw documenten. Het docbldr team zorgt voor de automatisering van het document en levert uw docbldr omgeving inclusief BaseNet koppeling op. In deze omgeving vindt u uw eigen geautomatiseerde document en docbldr’s digitale bibliotheek met documenten. U krijgt 50 credits waarmee u documenten kunt genereren. Uw eigen documenten kosten 1 credit per stuk. Documenten uit docbldr’s bibliotheek kosten tussen 9 en 25 credits.
U krijgt tevens een online training en toegang tot de omgeving waar u zelf uw modellen kunt automatiseren. Bent u na een maand tevreden? Dan krijgt u de mogelijkheid de licentie voor een jaar af te nemen. Ziet u de toegevoegde waarde voor uw kantoor niet? Dan stopt uw proefabonnement.
Tijdens onze online demo van 30 minuten ontdekt u alle ins en outs van docbldr en kunt u vragen stellen.
After downloading the whitepaper, the founder of docbldr will approach you with some questions about document automation in your organization. If you do not wish to be contacted, you can indicate this.
During our 30 minute online demo you will discover all the ins and outs of docbldr and you can ask questions.
Vul onderstaande gegevens in en ontvang een samenvatting van onze propositie en prijzen.
Tijdens onze online demo van 30 minuten ontdekt u alle ins en outs van docbldr en kunt u vragen stellen.