Maken advocaten- en notariskantoren al gebruik van documentautomatisering?

We vroegen het aan ervaringsdeskundigen, Eva Peeters en Saskia van Egmond.

Eva Peeters, medeoprichter van L-IME en ICTconsultant voor advocatenkantoren weet als geen ander hoe advocatenkantoren met documentautomatisering omgaan. Wij vroegen haar hoeveel advocatenkantoren al ingezet hebben op documentautomatisering. Haar antwoord: de grote kantoren hebben de software in huis, maar bij de kantoren onder de top 20 zien we nog maar een gering aantal kantoren gebruik maken van de technologie.

Saskia van Egmond is ook ICT-consultant. Ze heeft 8 jaar ervaring als kandidaat-notaris en stond in 2013 al aan de wieg van Hema Notarissen. Zij vertelt ons dat in de notariële wereld documentautomatisering al veel meer wordt gebruikt. Notarissen zijn daar volgens haar een stuk verder in dan advocaten. Ze vermoedt dat dit komt door de softwareleveranciers die hen daarbij geholpen hebben, maar ook door de manier van werken. De werkwijze is systematischer dan wat je bij advocaten ziet. Vooral de documentmanagementsystemen zijn geavanceerder bij notarissen.

Toch is het gat wel heel groot tussen de twee groepen. Volgens Eva Peeters ligt dit aan externe en interne factoren.

Extern: de prijs

Software voor documentautomatisering was tot voor kort relatief duur. De grotere kantoren met ruimere budgetten kunnen het zich permitteren om er gebruik van te maken, maar voor de kleine en middelgrote kantoren was de business case simpelweg niet positief. Dit lag aan twee factoren. De aanbieders die de software als een service aanboden waren over het algemeen buitenlands en vroegen de daarbij behorende prijzen. Daarnaast was het voor kantoren ingewikkeld om met de software hun eigen documenten te modulariseren. Hiervoor moesten dan ook weer specialisten ingehuurd worden, waardoor het hele verhaal nog duurder werd.

Intern: maatwerk past niet in boomdiagram

Een ander veel gehoord argument om te wachten met automatisering van documenten is dat kantoren niet zo veel met standaardcontracten werken omdat ze maatwerk bieden. Dit wordt nog eens versterkt door het feit dat veel kantoren met verschillende secties werken die ieder hun eigen modellen hebben. Het is nogal een remmende factor om van al die verschillende modellen een kantoormodel te maken.

Lees hier verder over de externe en interne factoren die er voor zorgen dat documentautomatisering juist nu een vlucht neemt.