Wat is documentautomatisering precies en hoe werkt het?

Documentautomatisering is de inzet van software om bestaande teksten, cijfers en andere data op basis van logica zo samen te voegen dat de gewenste documenten gegenereerd worden die passen bij een bepaalde situatie en of cliënt.

Dit proces wordt in steeds meer industrieën ingezet om aktes, contracten en brieven, maar ook tickets, facturen en adviezen automatisch samen te stellen. Wij richten ons op documentautomatisering van juridische documenten.

Om automatisch juridische documenten te generen moeten de volgende stappen doorlopen worden.
Stap 1. Standaardisering van de teksten
Stap 2. Modularisering van de teksten
Stap 3. Documenten maken via vraag en antwoord

1. Standaardisering van teksten

Veel kantoren zijn hier al ver mee, maar we komen er ook veel tegen die voordat ze aan een document starten zich afvragen bij welke cliënten de clausules die ze nu nodig hebben eerder gebruikt zijn. Vervolgens is het knippen, plakken en kleine wijzigingen maken tot het gewenste document tot stand gekomen is. Door de veelgebruikte clausules te bundelen en de beste versies te kiezen ontstaat er een bibliotheek van tekstfragmenten die door het hele kantoor gebruikt worden. Dit scheelt zoekwerk en zorgt ervoor dat de kwaliteit consistent gewaarborgd. Wanneer er bijvoorbeeld wetswijzigingen zijn hoeven de teksten centraal maar eenmaal gewijzigd te worden.

2. Modulariseren van teksten

Elk juridisch document bestaat uit drie soorten
teksten:

1. Standaardteksten: Teksten die altijd voorkomen
2. Voorwaardelijke velden: Teksten die soms voorkomen
3. Invulvelden: Teksten die te maken hebben met de partijen.

Met de standaardteksten hoeven we niks te doen aangezien die in alle versies van het document terugkomen. De voorwaardelijke velden en de invulvelden moeten voorzien worden van vragen. Die stellen de gebruiker in staat om te kiezen welke tekst getoond moet worden in het gewenste document. Iedere vraag vormt als het ware een blokje. Daarmee wordt de totale blokkendoos van teksten door de gebruiker in elkaar gezet.

3. Documenten via vraag en antwoord maken

Wanneer stap 1 en 2 goed gedaan zijn maken ‘gebruikers’ via vraag en antwoord documenten. Gebruikers kunnen collega’s zijn, klanten of mogelijke nieuwe klanten die op zoek zijn naar een overeenkomst voor een bepaalde situatie. Elke categorie gebruikers biedt een ander voordeel.

Wanneer de modules voor intern gebruik ingezet worden levert dat een tijdsbesparing per document van ongeveer 75% op. Daarnaast wordt de kwaliteit zoals eerder aangegeven consistenter. Het inzetten van modules voor bestaande klanten zorgt voor een verhoogde loyaliteit bij die klanten. De laatste categorie (mogelijke nieuwe klanten) biedt een interessante kans om maatwerk of begeleidend advies bij de documenten aan te bieden.

Lees hier verder hoe advocaten- en notariskantoren met documentautomatisering omgaan.