Valkuil #3: ’Wat is de perfecte clausule?’

Bij de meeste advocatenkantoren geldt: elke sectie gebruikt haar eigen modellen. Er is dus geen eenheid in de huisstijl en er kan nogal wat discussie ontstaan over welke versie van een clausule nu door het hele kantoor gebruikt moet worden. Dit soort discussies zijn goed voor de kwaliteit van de documenten, maar kunnen de vaart enorm uit het proces halen.

2 tips om dit te voorkomen:

1. Begin intern
Veel kantoren associëren documentautomatisering met een portaal waar klanten terecht kunnen voor hun documenten. In een dergelijk geval is het afbreukrisico enorm als er ergens een foute of slecht geformuleerde clausule staat. Ons advies is dus ook om intern te beginnen en pas wanneer er intern voldoende vertrouwen ontstaan is eventueel een eerste groep loyale klanten toegang te geven. De laatste stap kan dan zijn om een klantenportaal te openen.

2. Komt u er niet uit? Biedt keuze voor verschillende versies
Wanneer het systeem voor intern gebruik ingezet wordt kan dit een oplossing zijn. Wanneer er twee versies van een clausule zijn die allebei goed bevonden worden, kunnen ze beide in het systeem worden gezet en heeft de gebruiker de keuze welke versie te gebruiken. Het is voor de efficiëntie niet ideaal, maar het biedt wel een uitweg wanneer discussies over clausules de vooruitgang van de automatisering in de weg zitten.